Powrót do strony głównej

Najczęściej pojawiające się problemy i błędy

Błędy, trudności i potknięcia to nie porażki – to sygnały, że coś wymaga usprawnienia. To także doskonały punkt wyjścia do zmian.

Zebraliśmy listę najczęstszych problemów, z którymi spotykamy się w pracy z organizacjami. Sprawdź, które z nich brzmią znajomo i zobacz, od którego obszaru warto zacząć porządkowanie działań w Twojej organizacji.

Zacznij od miejsca, gdzie jest najwięcej wyzwań – tam zmiana przyniesie największą ulgę.

Obszar 1

Planowanie strategiczne i wytyczanie kierunków

  • Startowanie w projektach (np. przedsiębiorczości społecznej) bez analizy, czy dana forma działalności faktycznie jest potrzebna i możliwa do utrzymania w dłuższej perspektywie.
  • Brak całościowego spojrzenia na organizację – postrzeganie jej wyłącznie przez pryzmat projektów.
  • Brak rocznego budżetu lub jego nieuwzględnianie przy podejmowaniu decyzji. Nieuwzględnianie kosztów
  • Nieuwzględnianie kosztów ogólnych (np. administracyjnych) lub ich niedoszacowanie.
  • Brak planu awaryjnego – np. na wypadek utraty finansowania, zmiany przepisów, problemów kadrowych czy kryzysu wizerunkowego.
  • Brak danych porównawczych między projektami – zbierane są „per projekt”, ale bez analizy na poziomie całej organizacji.
  • Zbyt optymistyczne założenia przy planowaniu przychodów z działalności odpłatnej/gospodarczej.

Obszar 2

Zasady funkcjonowania i procesy wewnętrzne

  • Brak jasnego podziału obowiązków w zespole – chaos, nakładanie się zadań lub ich porzucanie.
  • Błędna forma wydatkowania środków – np. gotówka w projekcie, gdzie jest niedozwolona.
  • Brak wymaganych procedur zakupowych w projektach, w których są one obowiązkowe.
  • Słaba komunikacja wewnętrzna – decyzje podejmowane w wąskim gronie, bez informacji dla całego zespołu.
  • Brak instrukcji i wytycznych dotyczących obiegu dokumentów i rozliczeń – każda osoba w zespole robi „na swój sposób” co powoduje dużo czasu i problemów przy rozliczeniach i porządkowaniu.
  • Nieprzechowywanie kluczowych dokumentów ogólnych (np. umowa z księgowością, nadanie NIP, umowa z dostawcą energii) – z czasem trudne do odzyskania.
  • Rejestrowanie oprogramowania i kont na osoby prywatne zamiast na organizację (organizacja nie posiada dostępów w razie zmian osobowych, nie ma właściwie zawartych umów na powierzenie danych);

Obszar 3

Codzienne praktyki

  • Bałagan w zamówieniach – np. brak faktury, tylko potwierdzenie zakupu lub niepasujące dane do płatności.
  • Słaba organizacja dokumentacji – zaliczki, zwroty, faktury z kart płatniczych trafiają w różne miejsca.
  • Brak bieżącego wprowadzania danych – działania prowadzone „na kartce” lub „w głowie”, co powoduje dużo trudności przy rozliczeniu projektu, przy zmianach i wyjaśnianiu pomyłek.
  • Brak rejestru zawieranych umów (np. zlecenie/dzieło), spóźnione zgłoszenia do ZUS.
  • Oddawanie dokumentów księgowości z dużym opóźnieniem – z założeniem, że „księgowa wszystko wie i załatwi”.
  • Brak kontroli nad zakupami spoza UE – dodatkowe formalności (VAT, cło), możliwość błędu przy zakupach np. przez Allegro.
  • Niepilnowanie terminów płatności – przez to zaległości lub napięcia płynnościowe.
  • Rozbieżności danych z systemu księgowego z rzeczywistym stanem projektów – brak porównania i monitoringu okresowego.

Obszar 4

Zespół - pracownicy, współpracownicy i księgowość

  • Przekonanie, że „wszyscy wszystko wiedzą” – podczas gdy cała wiedza jest w głowie lidera/liderki, a pozostałe osoby nie mają wystarczającej wiedzy aby skutecznie działać lub czują się pominięte.
  • Niejasne role – „wszyscy robią wszystko”, co prowadzi do chaosu, dublowania zadań lub ich porzucenia.
  • Konflikty wynikające z nieokreślonych kompetencji i braku struktur oraz unikania wyjaśnień na bieżąco.
  • Myślenie, że finanse to sprawa jednej osoby – zamiast rozumienia ich jako wspólnej odpowiedzialności całego zespołu i zarządu.
  • Postawa „zrobię to sam/a, bo i tak będę poprawiać” i przeciążenie jednej osoby. Udział w szkoleniach bez analizy
  • Udział w szkoleniach bez analizy prowadzących lub dopasowania do realnych potrzeb – strata czasu i zasobów.
  • Brak przygotowania wolontariuszy i stażystów – brak zakresów zadań i odpowiedniego wdrożenia.
  • Brak wiedzy zespołu o tym, jak poprawnie dokumentować wydatki (faktury, opisy, przechowywanie).
  • Brak ewidencji godzin przy realizacji projektów – ryzyko nadużyć (ze strony pracownika), kłopoty z rozliczaniem u grantodawcy.
  • Nowe osoby „wrzucane” w działania bez wdrożenia – brak on-boardingu, brak opiekuna, brak informacji o zasadach.
Przejdź do treści