Wraz z rozwojem organizacji rośnie potrzeba myślenia długofalowego i całościowego. Dobrze zaplanowana strategia oraz jasne kierunki działania pomagają zespołowi działać spójnie, skutecznie i z większym spokojem. To także fundament dla stabilności finansowej, dobrej współpracy w zespole i lepszej komunikacji z otoczeniem. W tym obszarze znajdziesz wskazówki, jak budować plany, które wspierają rozwój – zamiast go ograniczać.
W rozwijającej się organizacji warto przygotować ogólną strategię działania na 1–2 lata do przodu. Na jej podstawie opracuj szczegółowy plan roczny, w którym określisz priorytety, zmapujesz zasoby oraz wyznaczysz cele – zarówno krótkoterminowe, jak i długofalowe.
Warto także zaplanować okresowe (np. coroczne) spotkania podsumowujące postępy. Do tworzenia strategii zaproś szerokie grono: zespół, członków organizacji, wolontariuszy, odbiorców działań czy członków komisji rewizyjnej. Im szersza perspektywa – tym lepiej.
Na podstawie strategii przygotuj harmonogram działań organizacji. W większych NGO, dla większej przejrzystości, warto podzielić działania według obszarów lub programów, zanim zaczniesz je szczegółowo rozpisywać. Po stworzeniu planu przydziel odpowiedzialności i doprecyzuj terminy. Wyznacz osobę/ osoby odpowiedzialne za monitorowanie harmonogramu rocznego w trakcie roku.
Aby zapewnić organizacji stabilność, opracuj plan dywersyfikacji źródeł przychodów – nie opieraj się wyłącznie na jednym.
Zrób wewnętrzny przegląd i zadaj sobie pytania:
– Jakie mamy obecnie źródła finansowania?
– Jaki procent przychodów pochodzi z każdego z nich?
– Jakie inne możliwości są dostępne (np. zbiórki, działalność odpłatna, gospodarcza)?
– Jak wybieramy formy finansowania – jakie mamy zasady etyczne?
Na tej podstawie przygotuj checklistę i zacznij wdrażać różnorodne źródła.
Zbudowanie nowego źródła finansowania organizacji zajmuje czas, energię oraz zasoby. Dlatego też otwieraj nowe finansowania po kolei, stwórz biznes plan oraz daj sobie czas na naukę i wyciąganie wniosków.
W oparciu o strategię i plan działania stwórz roczny budżet organizacji. Uwzględnij w nim wszystkie przewidywane koszty – także administracyjne i zastanówcie się nad nieoczywistymi problemami/ sytuacjami, które mogą się wydarzyć. Wasze planowane koszty porównaj z możliwymi źródłami przychodów.
Zadbaj o narzędzia do bieżącego monitorowania realizacji budżetu. Dzięki temu będziesz mógł wprowadzać korekty w trakcie roku i zapewnić płynność finansową organizacji.
W organizacjach panuje przekonanie, że na koniec roku należy „wyjść na 0”. To błędne przekonanie zamień na strategiczne planowanie jak możesz stworzyć rezerwy w organizacji – to bufor bezpieczeństwa w razie kryzysu.
Regularnie analizuj ryzyka finansowe – szczególnie w kontekście poszczególnych źródeł przychodów. Szacujcie prawdopodobieństwo uzyskania dofinansowania, oceniajcie poziom akceptowalnego ryzyka i twórzcie alternatywne scenariusze działania. Omawiajcie zagrożenia i sposoby reagowania w zespole odpowiedzialnym za finanse.
Pamiętaj: niemierzone – nie istnieje. Przy planowaniu działań i celów określ, jak będziesz mierzyć efekty. Kto będzie za to odpowiedzialny? Jak często będziecie sprawdzać postępy? Zadbaj o śródokresową ewaluację i aktualizuj plany na podstawie danych, a nie intuicji.