Zasady funkcjonowania i procesy wewnętrzne
Pamiętaj, że zasady funkcjonowania i zasady pracy mają olbrzymi potencjał wsparcia Waszej organizacji:
Będziecie mieć jasny podział zadań i Waszych oczekiwań
Mniejsza szansa, że coś ważnego Wam umknie
- Będziecie gotowi na zmiany osób w organizacji – zmiany oraz rozwój
Dbaj o kwalifikowalność wydatków
Dbaj o to, aby wszystkie wydatki były realizowane zgodnie z zasadami dotyczącymi dotacji publicznych, zbiórek, darowizn celowych czy innych źródeł finansowania. To jeden z kluczowych elementów odpowiedzialnego zarządzania finansami w NGO.
Zanim zaczniesz realizować nowy typ grantu lub działalności, dokładnie zapoznaj się z zasadami rozliczania. Nie obawiaj się pytać – skontaktuj się bezpośrednio z grantodawcą, umów się na konsultację z doradcą NGO lub księgową. Warto też sięgnąć po artykuły i sprawdzone źródła, które pomogą Ci lepiej zrozumieć reguły finansowania.
Gdy już poznasz zasady, przygotuj sobie harmonogram działań, checklistę lub listę zadań do wykonania (również tych cyklicznych), które pomogą Ci sprawnie i poprawnie wydać oraz rozliczyć środki.
Twórz w organizacji zasady funkcjonowania, pomagające działać sprawnie i bez błędów
Planując wytyczne, myśl nie tylko o tym, co dzieje się „tu i teraz”, ale także o przyszłości Twojej organizacji. Zastanów się, czy sposób prowadzenia dokumentacji sprawdzi się, gdy po kilku latach będziesz wracać do archiwalnych projektów – np. sprzed pięciu lat. Weź też pod uwagę ewentualną kontrolę po zakończeniu projektu lub zmianę składu zarządu.
Wzór opisu dokumentu księgowego
Stwórz czytelny wzór opisu dokumentów kosztowych, dopasowany do wymagań projektowych, uzgodniony z księgowością lub doradcą. Udostępnij go wszystkim osobom odpowiedzialnym za opisywanie wydatków.
Kalendarz organizacji
Uwzględnij w nim kluczowe terminy, takie jak daty składania sprawozdań, płatności ZUS, rejestracji umów i osób, podatków czy okresów wydatkowania środków. Skorzystaj również z kalendarza rocznych obowiązków.
Podział zadań w zespole
Spisz zadania związane z budżetem, rozliczeniami i finansami. Przypisz konkretne osoby do odpowiedzialności (po wspólnym uzgodnieniu).
Rejestr pism i korespondencji
Jeśli działacie bez stałego biura, ustal, kto odbiera i przechowuje pocztę. Warto założyć segregator na dokumenty ogólne oraz ich cyfrową wersję – np. w dedykowanym folderze online. Rejestr może być prowadzony w zeszycie lub arkuszu online, do którego dostęp będą mieć zainteresowane osoby.
Bezpieczeństwo danych cyfrowych
Od początku zadbaj o bezpieczeństwo dokumentacji elektronicznej. Korzystaj z legalnego, aktualizowanego oprogramowania i dobrego programu antywirusowego.
- Zakładaj wszystkie konta (np. strona www, e-mail, media społecznościowe, chmury, edytory tekstów) na główny adres e-mail organizacji, a nie prywatne skrzynki.
- Jeśli pracujecie na własnym sprzęcie, przygotuj umowy powierzenia danych.
- W przypadku komputerów służbowych – ustal zasady instalowania programów i korzystania z urządzeń do celów prywatnych. Warto rozważyć oddzielenie profilu administratora od profilu użytkownika.
- Upewnij się, że posiadasz kod źródłowy strony internetowej (jeśli była tworzona dla organizacji), lub dostęp do wszystkich kluczowych elementów: platformy, edytora, domeny, serwera i hostingu.
Polityka rachunkowości
To dokument obowiązkowy dla organizacji prowadzących pełną księgowość. Na samym początku działalności jego przygotowanie może być trudne – i to zupełnie normalne. Gdy zrealizujesz już kilka projektów, umów się z księgową lub doradcą, wspólnie przejrzyjcie zasady funkcjonowania Twojej organizacji i przygotujecie zapisy, które będą dla Was najbardziej użyteczne.
Standardy ochrony małoletnich
Standardy ochrony małoletnich to zbiór zasad i wytycznych, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa dzieciom i młodzieży – obowiązkowy w organizacjach, które mają z nimi bezpośredni kontakt. Głównym celem wprowadzania Standardów ochrony jest minimalizowanie ryzyka nadużyć i przemocy oraz tworzenie bezpiecznego i wspierającego środowiska. Warto pamiętać, że w tym obszarze nie istnieją ustawowe wzory obowiązkowych dokumentów – dlatego standardy powinny być dostosowane do charakteru Twojej organizacji.
Zasady funkcjonowania w zakresie ochrony danych osobowych
Zastanów się, jakie dane przetwarzasz i co to oznacza dla Twojej organizacji. RODO nie narzuca konkretnych dokumentów, ale wymaga, abyś działał świadomie i z wyprzedzeniem.
Od czego zacząć?
– Zastanów się jaki będzie charakter Twoich działań, jakie dane będziesz zbierać oraz kto będzie miał do nich dostęp.
– Załóż oficjalną skrzynkę mailową z domeną organizacji – unikaj prywatnych adresów.
– Podpisz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych z osobami, które mają do nich dostęp (np. księgową).
– Przygotuj politykę prywatności na stronie internetowej – to dokument, do którego odsyłasz większość interesariuszy.
W kolejnych krokach może być Ci potrzebna zgodna na przetwarzanie wizerunku (do publikacji zdjęć z działań).
Pamiętaj, że ochrona danych osobowych to przede wszystkim praktyka codzienna. Zadbaj o fizyczne zabezpieczenie dokumentów – np. zamykany pokój lub szafkę zamykaną na klucz. Dobrym sposobem na zrozumienie realiów RODO jest zapoznanie się z orzeczeniami UODO – znajdziesz tam konkretne sytuacje i ich konsekwencje.