Przygotowanie do stworzenia procedur:

  • Przypomnij sobie najważniejsze dokumenty na jakich opiera się praca organizacji (statut/regulamin, polityka rachunkowości, umowa z księgowością, sprawdź plan kont- jeśli dotyczy).
  • Upewnij się o zasadach wydatkowania w projektach, które prowadzicie oraz zasadach rozliczeń innych form prowadzonej działalności;
  • Zastanów się nad sposobem działania organizacji w tej chwili oraz pomyśl w perspektywie 6-12 miesięcy. Skracaj procedury (usprawniaj działania) z myślą co pomoże wam USPRAWNIĆ działania, zmniejszyć liczbę pomyłek, nieporozumień.

Nie mierzone nie istnieje – zastanów sie jakie parametry usprawnień są dla ciebie najważniejsze (zwiększenie skali działań, dotarcie do odbiorcó, ograniczenie błędów, ograniczenie czasu etc – oraz jak je będziesz mierzył

  • Check-listy dot, obowiązków danej osoby/ zadań do wykonania w związku z konkretnym przyznanym grantem/ zadań do wykonania w danym miesiącu etc.

  • Podział zadań w zespole (lub opis zakresów stanowisk, poziomy decyzyjności – jaka moja rola w zadaniu/ decyzji)

Wdrażanie zmian i procedur

Pamiętajcie, że samo przygotowanie procedur to tylko połowa sukcesu. Pamiętajcie aby je spisać oraz aby zapoznać z nimi zespół. Z naszego doświadczenia wynika, że organizacje to organizmy zmienne, dlatego też pamiętajcie aby okresowo (np. Co pół roku) wracać i aktualizować procedury

Jak wygląda dobrze przygotowana procedura?

Mieści się na jednej kartce A4, jest napisana czytelnym/ jednoznacznym językiem. Używamy języka prostego. Dzielimy działania na kolejne kroki, dopisujemy terminy, osoby odpowiedzialne.

Przejdź do treści