Home
Poniższe procedury i zasady pomogą Twojej organizacji sprawniej działać przy rosnącym zespole i zwiększającej się skali działań.
Wybierz obszar który wymaga w Twojej organizacji najpilniejszego usprawnienia. Nie próbuj zmieniać wszystkiego na raz w organizacji.
Obieg dokumentów
Spiszcie w formie prostej instrukcji jaki jest obieg dokumentów finansowych od początku do końca. Odpowiedzcie sobie na pytania: jak robione są wydatki w organizacji (czy są zaliczki, czy są refundacje, czy jest tryb zamówień, czy można płacić gotówką), kto odpowiada za płatności z konta (i ew. Zwroty za zakupy); kto gromadzi dokumenty i czy je rejestruje, kto odpowiada za kontakt z księgową. W instrukcji dopisz kto odpowiada za poszczególne etapy, dopisz terminy jeśli niektóre czynności mają zakresy czasowe (np. Zbieranie dokumentów do końca miesiąca, przekazywanie do księgowej do 5 dnia miesiąca, zwroty zakupów w ciągu 2 tyg, płatności z konta 1x w tygodniu).
Regulamin zakupów i zasady zwrotów
W rosnącej organizacji ważnym elementem jest porządkowanie procesu robienia zakupów, zamówień, systemu zwrotów, porządkowanie zamówień.
System gromadzenia i archiwizacji dokumentów
Przy archiwizacji pilnować tworzenia kopii zapasowych, ustalić czy dokumenty przechowywane są on-line czy w wersji papierowej. Określić do kiedy dane dokumenty mają być przechowywane. Potrzebujemy odpowiedzieć sobie na pytanie, gdzie przechowujemy je w trakcie projektu, określenie czasu ile mają być przechowywane PO projekcie zgodnie z umowami (zwykle kolejnych 5 lat), gdzie przechowujemy dokumenty rejestrowe, gdzie dokumenty osobowe do umów.
Proces zamawiania umów
Dobrze sprawdza się do tego tabela na wspólnym dysku, gdzie w polach uzupełnia się po kolei dane do umowy, a osoba ją wystawiająca dodaje daty/ numerację etc. Jeśli to księgowość wystawia umowy włączyć ją w etap planowania i stworzenia sprawnego obiegu.
Procedura niszczenia dokumentów
Odpowiednia utylizacja jeżeli chodzi o dane, co można usunąć lub wyrzucić od razu – robić od razu. Ważnym obszarem jest odpowienie uregulowanie pozbywania się elektronicznych nośników z danymi, tak aby spełniały zasady RODO, zasady ekologiii.
Przygotowanie bazy wzorów dokumentów
Aby potem przy rozwoju organizacji działać sprawniej dobrze jest przygotować sobie swoje bazowe wzory dokumentów z których korzystamy, dokumenty skonsultować z księgowością i ew. Prawnikiem. Dokumenty mogą dotyczyć:
- Aktuallizowany wzór kwestionariusza osobowego (do przygotowania umowy)
- Umowa o pracę
- Umowa zlecenie
- Umowa o dzieło (z przekazaniem praw autorskich i bez przekazania)
- Oddelegowanie do projektu
- Zakres zadań w projekcie
- Karta czasu pracy (do um. zlecenie/ um. o pracę/ um wolontariackiej)
- Umowa wolontariacka
- Klauzula informacyjna
- Zgoda na przetwarzanie wizerunku
- Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
Przygotowując organizację do rozwoju i zwiększania skali działań zastanów się, czy nie potrzebujecie któregoś z dokumentów podnoszących jakość zarządzania, wymaganych przez niektórych grantodawców.
- Regulamin wynagradzania i premii
- Regulamin pracy, pracy zdalnej
- Regulamin delegacji i podróży służbowych
- Oddelegowania pracowników do projektów
- Przeciwdziałania praniu pieniędzy
- Procedura delegacji
- Polityka antydyskryminacyjna
- Procedury antymobbingowe
- Zasady dostępności
