Przygotowując organizację do poprawnego i sprawnego działania przygotujcie:
Wzór opisu dokumentu księgowego
Przygotujcie wzór opisu dokumentów kosztowych, np. uzgodniony z księgowością lub doradcą oraz dopasowany do wymogów projektowych. Przekaż do wiadomości wszystkim osobom, które będą opisywać wydatki
Kalendarz organizacji
W kalendarzu do umieszczenia; DATY sprawozdań, zapłaty za ZUS i rejestracji umów/ osób, podatek, okresy wydatkowania
Rejestr pism/poczty/korespondencji
Rozpoczynając działania prawdopodobnie działacie w swoich domach, nie macie stałego biura. Tym ważniejsze jest, aby ustalić kto odbiera pocztę, gdzie ją przechowuje – zróbcie dedykowany segregator na pisma/ dokumenty ogólne organizacji, jeśli możecie skanujcie wszystkie i umieśćcie w dedykowanym folderze online. Rejestr może być prowadzony w dedykowanym zeszycie lub na pliku online (aby wszyscy zainteresowani mogli mieć do niego dostęp).
Podział zadań w zespole
W formie skróconej – spiszcie zadania w obszarze rozliczania, budżetu i finansów. Do zadań przypiszcie osoby. Po wspólnym ustaleniu.
Bezpieczeństwo danych cyfrowych
Otwierając organizację prędzej czy później będziecie gromadzić dane finansowe cyfrowo (przesyłać mailem, przechowywać skany, prowadzić rozliczenia/ rejestry). Od początku zadbajcie o kilka kwestii: programy antywirusowe, legalne oprogramowanie.
Programy/ licencje i konta rejestrujcie na główny e-mail organizacji (np domena, profile na FB, strony www, skrzynki mailowe, dyski DropBox, OneDrive , Google, systemy webinarowe, edytory tekstów- pakiet Office itd).
Zadbajcie, aby oprogramowanie było legalne i regularnie aktualizowane, zadbajcieo o dobry program antywirusowy.
Przygotujcie umowy powierzenia – jeśli pracujecie na własnym sprzęcie.
Komputery służbowe organizacji – zasady instalowania programów oraz używania komputerów do celów prywatnych. (może sprawdzić się profil admina i profil użytkownika)Zadbajcie aby posiadać kod źródłowy strony www (jeśli była pisana dla was) w innych wypadkach aby mieć dostęp do platformy, edycji, domeny, serwera i hostingu
