Pamiętaj, że zasady funkcjonowania i zasady pracy mają olbrzymi potencjał wsparcia Waszej organizacji:
Dbaj o to, aby wszystkie wydatki były realizowane zgodnie z zasadami dotyczącymi dotacji publicznych, zbiórek, darowizn celowych czy innych źródeł finansowania. To jeden z kluczowych elementów odpowiedzialnego zarządzania finansami w NGO.
Zanim zaczniesz realizować nowy typ grantu lub działalności, dokładnie zapoznaj się z zasadami rozliczania. Nie obawiaj się pytać – skontaktuj się bezpośrednio z grantodawcą, umów się na konsultację z doradcą NGO lub księgową. Warto też sięgnąć po artykuły i sprawdzone źródła, które pomogą Ci lepiej zrozumieć reguły finansowania.
Gdy już poznasz zasady, przygotuj sobie harmonogram działań, checklistę lub listę zadań do wykonania (również tych cyklicznych), które pomogą Ci sprawnie i poprawnie wydać oraz rozliczyć środki.
Planując wytyczne, myśl nie tylko o tym, co dzieje się „tu i teraz”, ale także o przyszłości Twojej organizacji. Zastanów się, czy sposób prowadzenia dokumentacji sprawdzi się, gdy po kilku latach będziesz wracać do archiwalnych projektów – np. sprzed pięciu lat. Weź też pod uwagę ewentualną kontrolę po zakończeniu projektu lub zmianę składu zarządu.
Stwórz czytelny wzór opisu dokumentów kosztowych, dopasowany do wymagań projektowych, uzgodniony z księgowością lub doradcą. Udostępnij go wszystkim osobom odpowiedzialnym za opisywanie wydatków.
Stwórz czytelny wzór opisu dokumentów kosztowych, dopasowany do wymagań projektowych, uzgodniony z księgowością lub doradcą. Udostępnij go wszystkim osobom odpowiedzialnym za opisywanie wydatków.
Planując wytyczne, myśl nie tylko o tym, co dzieje się „tu i teraz”, ale także o przyszłości Twojej organizacji. Zastanów się, czy sposób prowadzenia dokumentacji sprawdzi się, gdy po kilku latach będziesz wracać do archiwalnych projektów – np. sprzed pięciu lat. Weź też pod uwagę ewentualną kontrolę po zakończeniu projektu lub zmianę składu zarządu.
To dokument obowiązkowy dla organizacji prowadzących pełną księgowość. Na samym początku działalności jego przygotowanie może być trudne – i to zupełnie normalne. Gdy zrealizujesz już kilka projektów, umów się z księgową lub doradcą, wspólnie przejrzyjcie zasady funkcjonowania Twojej organizacji i przygotujecie zapisy, które będą dla Was najbardziej użyteczne.
Standardy ochrony małoletnich to zbiór zasad i wytycznych, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa dzieciom i młodzieży – obowiązkowy w organizacjach, które mają z nimi bezpośredni kontakt. Głównym celem wprowadzania Standardów ochrony jest minimalizowanie ryzyka nadużyć i przemocy oraz tworzenie bezpiecznego i wspierającego środowiska. Warto pamiętać, że w tym obszarze nie istnieją ustawowe wzory obowiązkowych dokumentów – dlatego standardy powinny być dostosowane do charakteru Twojej organizacji.
Zastanów się, jakie dane przetwarzasz i co to oznacza dla Twojej organizacji. RODO nie narzuca konkretnych dokumentów, ale wymaga, abyś działał świadomie i z wyprzedzeniem.
Od czego zacząć?
W kolejnych krokach może być Ci potrzebna zgodna na przetwarzanie wizerunku (do publikacji zdjęć z działań).
Pamiętaj, że ochrona danych osobowych to przede wszystkim praktyka codzienna. Zadbaj o fizyczne zabezpieczenie dokumentów – np. zamykany pokój lub szafkę zamykaną na klucz. Dobrym sposobem na zrozumienie realiów RODO jest zapoznanie się z orzeczeniami UODO – znajdziesz tam konkretne sytuacje i ich konsekwencje.