Wraz ze wzrostem skali działań i zespołu rośnie potrzeba porządkowania codziennej pracy. Spisane zasady i jasno opisane procesy pomagają unikać błędów, zapewniają ciągłość działania oraz ułatwiają wdrażanie nowych osób. W naszej ocenie dobre procedury wewnętrzne to takie zasady, które usprawniają pracę organizacji i odciążają zespół, by mógł skupić się na realizacji misji.
Poniżej znajdziesz zestaw rekomendacji, które pomogą Ci uporządkować funkcjonowanie organizacji – niezależnie od etapu rozwoju, na którym aktualnie jesteście.
Z naszego doświadczenia wynika, że w rozwijających się organizacjach to właśnie te obszary warto przeanalizować w pierwszej kolejności. Nie próbuj jednak zmieniać wszystkiego naraz – wybierz jeden obszar, który najbardziej wymaga uporządkowania.
Spisz prostą i jasną instrukcję:
Do tych czynności dodaj terminy (np. dokumenty zbieramy do końca miesiąca, przekazujemy do księgowej do 5. dnia miesiąca, zwroty maks. w 2 tygodnie) oraz osoby odpowiedzialne. Przygotowaną instrukcję sprawdź z kilkoma osobami w zespole – czy jest jasna dla nowych osób? Czy niczego nie pominąłeś/ nie pominęłaś?
Spisz prostą i jasną instrukcję:
Do tych czynności dodaj terminy (np. dokumenty zbieramy do końca miesiąca, przekazujemy do księgowej do 5. dnia miesiąca, zwroty maks. w 2 tygodnie) oraz osoby odpowiedzialne. Przygotowaną instrukcję sprawdź z kilkoma osobami w zespole – czy jest jasna dla nowych osób? Czy niczego nie pominąłeś/ nie pominęłaś?
Część programów grantowych kładzie nacisk na jakość i przejrzystość zarządzania. Odpowiednie regulaminy nie tylko profesjonalizują organizację, ale też pozwalają np. rozliczać premie pracowników.
Rozważ wdrożenie dokumentów takich jak: