Budując organizację od podstaw, zastanów się, jak możesz dzielić zadania administracyjno-finansowe. Wiele osób działających w NGO nie przepada za finansami – i to zrozumiałe. Jednak, aby stworzyć stabilną organizację, uniknąć wypalenia i zbudować silny zespół, warto od początku włączać inne osoby w ten obszar.
Upewnij się, że cały zespół ma wspólne rozumienie misji, celów i planów organizacji. To podstawa sprawnej współpracy – również w obszarze finansów. Traktuj misję i wizję jako „żyjący dokument” – wracaj do niego regularnie, uzupełniaj, aktualizuj i omawiaj wspólnie z zespołem.
Spisujcie ustalenia zespołu – to pozwala uniknąć nieporozumień i niedomówień. Korzystajcie z prostej zasady: kto – co – kiedy. Przy każdym zadaniu przypisz odpowiedzialną osobę i określ termin realizacji. Nawet jeśli wszystko wydaje się oczywiste, niejasności zawsze mogą się pojawić – warto traktować je jako okazję do rozmowy, nauki i rozwoju.
Zadania związane z finansami – zbieranie dokumentów, monitoring, rozliczenia – warto rozdzielić między kilka osób. Dzięki temu unikniesz przeciążenia jednej osoby i zadbasz o możliwość zastępstwa w razie potrzeby. W wielu organizacjach trudno znaleźć chętnych do zajmowania się finansami – nie zrażaj się! Przyjmij zasadę, że co najmniej dwie osoby w organizacji mają podstawową orientację w tym obszarze. Warto też stosować zasadę drugiego oka – jedna osoba wykonuje zadanie, druga sprawdza. Osobom mniej pewnym w finansach pomaga rozbijanie zadań na mniejsze kroki oraz konkretne instrukcje „co i jak zrobić”.
Zalecamy, aby od samego początku wprowadzić w organizacji zasadę ewidencjonowania zaangażowania niefinansowego (pracy społecznej/ wolontariackiej), również członków zarządu. Takie podejście:
– ułatwia pokazanie pozafinansowej wartości działań organizacji,
– pomaga zespołowi rozmawiać o podziale pracy i przeciążeniu,
– wspiera dokładniejsze szacowanie kosztów działań – np. przy pisaniu wniosków projektowych.