Zasady funkcjonowania i procesy wewnętrzne

1

Dbaj o kwalifikowalność wydatków

Dbaj o to, aby wszystkie wydatki były realizowane zgodnie z zasadami dotyczącymi dotacji publicznych, zbiórek, darowizn celowych czy innych źródeł finansowania. To jeden z kluczowych elementów odpowiedzialnego zarządzania finansami w NGO.

Zanim zaczniesz realizować nowy typ grantu lub działalności, dokładnie zapoznaj się z zasadami rozliczania. Nie obawiaj się pytać — skontaktuj się z grantodawcą, umów na konsultację z doradcą NGO lub księgową, sięgnij po sprawdzone źródła.

Gdy poznasz zasady, przygotuj harmonogram działań, checklistę lub listę zadań (również cyklicznych), które pomogą sprawnie i poprawnie wydać oraz rozliczyć środki.

2

Twórz zasady funkcjonowania, które pomagają działać sprawnie i bez błędów

Planując wytyczne, myśl nie tylko o tym, co dzieje się „tu i teraz”, ale także o przyszłości organizacji. Zastanów się, czy sposób prowadzenia dokumentacji sprawdzi się, gdy po kilku latach będziesz wracać do archiwalnych projektów — np. sprzed pięciu lat. Weź pod uwagę ewentualną kontrolę po zakończeniu projektu lub zmianę składu zarządu.

3

Kluczowe wytyczne do sprawnego działania

Wzór opisu dokumentu księgowego

Stwórz czytelny wzór opisu dokumentów kosztowych, dopasowany do wymagań projektowych i uzgodniony z księgowością lub doradcą. Udostępnij go wszystkim osobom odpowiedzialnym za opisywanie wydatków.

Kalendarz organizacji

Umieść w nim najważniejsze daty: sprawozdania, płatności ZUS, rejestracje umów i osób, podatki oraz okresy wydatkowania.

Kalendarz NGO ↗

Rejestr pism, poczty i korespondencji

Na starcie zwykle działacie z domu, bez stałego biura — tym ważniejsze jest ustalić, kto odbiera pocztę i gdzie ją przechowuje. Zróbcie dedykowany segregator, skanujcie dokumenty do folderu online, prowadźcie wspólny rejestr.

XLSX Wzór systemu obiegu dokumentów

Podział zadań w zespole

W skróconej formie spiszcie zadania w obszarze rozliczania, budżetu i finansów. Przypiszcie do nich osoby — po wspólnym ustaleniu.

XLSX Obieg dokumentów z komentarzami

Bezpieczeństwo danych cyfrowych

Programy, licencje i konta rejestrujcie na główny e-mail organizacji (domena, profile, skrzynki, dyski). Zadbajcie o legalne, aktualizowane oprogramowanie i antywirus, umowy powierzenia przy pracy na własnym sprzęcie oraz dostęp do domeny, serwera i kodu strony www. Dla komputerów służbowych ustalcie zasady instalowania programów i używania ich do celów prywatnych — może sprawdzić się osobny profil administratora i użytkownika.

4

Najważniejsze obowiązkowe dokumenty dla Twojej organizacji

Myśl o dokumentacji perspektywicznie — tak, by po latach dało się do niej wrócić, a organizacja przetrwała kontrolę czy zmianę zarządu. Oto trzy dokumenty, o które warto zadbać najwcześniej:

Polityka rachunkowości

Dokument obowiązkowy dla organizacji prowadzących pełną księgowość. Na starcie jego przygotowanie bywa trudne — to normalne. Gdy zrealizujesz kilka projektów, wspólnie z księgową lub doradcą przejrzyjcie zasady i przygotujcie najbardziej użyteczne zapisy.

PDF Szablon polityki rachunkowości

Standardy ochrony małoletnich

Zbiór zasad zapewniających bezpieczeństwo dzieciom i młodzieży — obowiązkowy tam, gdzie jest z nimi bezpośredni kontakt. Nie ma ustawowych wzorów, więc standardy dostosuj do charakteru organizacji.

Przeczytaj artykuł ↗

Ochrona danych osobowych (RODO)

RODO nie narzuca konkretnych dokumentów, ale wymaga świadomego działania: oficjalna skrzynka z domeną, upoważnienia do przetwarzania danych, polityka prywatności, fizyczne zabezpieczenie dokumentów. W kolejnych krokach może być Ci potrzebna zgoda na przetwarzanie wizerunku (do publikacji zdjęć z działań). Realia RODO dobrze pokazują orzeczenia UODO — znajdziesz tam konkretne sytuacje i ich konsekwencje. Ochrona danych to przede wszystkim praktyka codzienna.