← Strona główna Rosnące Startujące →
IPlanowanie IIZasady i procesy IIICodzienne praktyki IVZespół
Obszar II Czytanie · 14 min

Zasady funkcjonowania i procesy wewnętrzne

Wraz ze wzrostem skali działań i zespołu rośnie potrzeba porządkowania codziennej pracy. Dobre procedury to takie, które usprawniają pracę i odciążają zespół, by mógł skupić się na misji — poniżej zestaw rekomendacji, które pomogą uporządkować funkcjonowanie organizacji.

1

Jak przygotować się do tworzenia procedur?

  • Przejrzyj najważniejsze dokumenty organizacji: statut, regulamin, politykę rachunkowości, umowę z księgowością, plan kont (jeśli dotyczy).
  • Upewnij się, że znasz zasady wydatkowania w projektach i sposoby rozliczania różnych form działalności.
  • Przeanalizuj obecny sposób działania i pomyśl, co może się zmienić w perspektywie 6–12 miesięcy. Upraszczaj zasady tak, by ograniczyć błędy, powielane pytania i chaos.
  • Jednym z najbardziej uniwersalnych narzędzi są checklisty — opisz nimi obsługę grantu, działania finansowe pod koniec miesiąca czy zakres obowiązków stanowiska.
  • Wdrożenie wytycznych to dopiero pierwszy krok — zapoznaj z nimi zespół, wracaj do nich i aktualizuj co najmniej raz na pół roku.
PDF Cechy dobrej procedury materiał do pobrania → Wypełnij arkusz samooceny ↗
2

Kluczowe obszary wymagające usprawnień w rosnącej organizacji

Z naszego doświadczenia wynika, że w rozwijających się organizacjach to właśnie te obszary warto przeanalizować w pierwszej kolejności. Wybierz jeden — ten, który najbardziej wymaga uporządkowania.

1Doprecyzuj obieg dokumentów finansowych

Spisz prostą i jasną instrukcję obiegu wydatków, dodaj do niej terminy (np. dokumenty do końca miesiąca, do księgowej do 5. dnia, zwroty maks. w 2 tygodnie) oraz osoby odpowiedzialne. Sprawdź instrukcję z kilkoma osobami w zespole — czy jest jasna dla nowych?

  • Jak przebiegają wydatki (zaliczki, refundacje, gotówka)?
  • Kto realizuje płatności i zwroty?
  • Kto gromadzi, rejestruje dokumenty i kontaktuje się z księgowością?
PDF Kto decyduje w organizacji
2Ustal zasady zakupów i zamówień

Określ jasno: kto może dokonywać zakupów i w jakim trybie, jak porównujecie oferty i gdzie je archiwizujecie, jakie są limity kwot swobodnych zakupów oraz od jakiej kwoty potrzebna jest zgoda zespołu. Ustal tryb zaliczek, zwrotów i delegacji, przygotuj wzory dokumentów i rozważ wspólne zamówienia między projektami.

PDF Wprowadzenie do procedury zakupowej
3Stwórz sprawny system zamawiania umów

W rosnącej organizacji nieodzowny jest sprawny system zamawiania i ewidencjonowania umów. Użyj wspólnego pliku (dysk wewnętrzny lub chmura) i podziel zadania: kto przygotowuje umowę, pilnuje numeracji, zgłasza do urzędów, monitoruje realizację, przygotowuje rachunek i dokonuje płatności. Wspólny plik skraca czas i ogranicza pomyłki.

4System gromadzenia i archiwizacji dokumentów

Zadbaj o system przechowywania (papierowy i elektroniczny), zrozumiały zarówno na co dzień, jak i podczas kontroli za kilka lat. Określ, gdzie dokumenty są przechowywane w trakcie projektu, jak długo po jego zakończeniu i kto za nie odpowiada. Sposób ich usuwania powinien być zgodny z RODO i zasadami ekologii.

5Przygotuj bazę wzorów dokumentów dla pracowników

Zgromadź najczęściej używane, sprawdzone wzory — skonsultowane z księgowością lub prawnikiem. Ułatwią wdrażanie nowych osób i ograniczą błędy. W bazie warto mieć m.in.:

  • Kwestionariusz osobowy
  • Umowy: o pracę, zlecenie, o dzieło (z przekazaniem praw autorskich lub bez)
  • Oddelegowanie do projektu i zakres zadań
  • Karta czasu pracy, umowa wolontariacka
  • Klauzula informacyjna i zgoda na przetwarzanie wizerunku
  • Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych
3

Wprowadzaj procedury dokumentujące jakość zarządzania

Część programów grantowych kładzie nacisk na jakość i przejrzystość zarządzania. Odpowiednie regulaminy profesjonalizują organizację i pozwalają np. rozliczać premie pracowników. Rozważ wdrożenie dokumentów takich jak:

  • Regulamin wynagradzania i premii
  • Regulamin pracy (w tym pracy zdalnej)
  • Regulamin delegacji i podróży służbowych
  • Procedura delegowania pracowników do projektów
  • Polityka antydyskryminacyjna i przeciwdziałanie mobbingowi
  • Procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy
  • Zasady dostępności
Ciąg dalszy ścieżki · Obszar III

Codzienne praktyki finansowe

Zasady już spisane — pora przełożyć je na codzienną, powtarzalną praktykę finansową.

Przejdź dalej →