Wiele osób w NGO nie przepada za finansami — i to zrozumiałe. Ale by zbudować stabilną organizację, uniknąć wypalenia i mieć silny zespół, warto od początku włączać innych w ten obszar i mądrze dzielić zadania.
Upewnij się, że cały zespół ma wspólne rozumienie misji, celów i planów organizacji. To podstawa sprawnej współpracy — również w obszarze finansów. Traktuj misję i wizję jako „żyjący dokument”: wracaj do niego regularnie, uzupełniaj, aktualizuj i omawiaj wspólnie z zespołem.
Spisujcie ustalenia zespołu — to pozwala uniknąć nieporozumień i niedomówień. Korzystajcie z prostej zasady: kto — co — kiedy. Przy każdym zadaniu przypisz odpowiedzialną osobę i określ termin realizacji. Nawet jeśli wszystko wydaje się oczywiste, niejasności zawsze mogą się pojawić — traktuj je jako okazję do rozmowy, nauki i rozwoju.
Zadania związane z finansami — zbieranie dokumentów, monitoring, rozliczenia — warto rozdzielić między kilka osób. Dzięki temu unikniesz przeciążenia jednej osoby i zadbasz o możliwość zastępstwa. Nie zrażaj się, jeśli trudno o chętnych — przyjmij zasadę, że co najmniej dwie osoby mają podstawową orientację w finansach, i stosuj zasadę drugiego oka. Osobom mniej pewnym pomaga rozbijanie zadań na mniejsze kroki i konkretne instrukcje „co i jak zrobić”.
Od samego początku wprowadź zasadę ewidencjonowania zaangażowania niefinansowego (pracy społecznej i wolontariackiej), również członków zarządu. Takie podejście: