Codzienne praktyki

1

Usprawniaj rozliczenia projektów

Planuj wydatki już na początku projektu — tam, gdzie to możliwe, rób większe zakupy na starcie, zostawiając rezerwę na końcowy okres.
Stosuj zamówienia zbiorcze, szczególnie przy działaniach w kilku projektach naraz. Jedno większe zamówienie to mniej pracy niż pięć mniejszych.
Przeglądaj rozliczenia z poprzednich projektów — analizuj, co się sprawdziło, a co warto poprawić.
Nie bój się negocjować zmian w budżecie z grantodawcą. Nie rób wydatków „na siłę” — szukaj elastycznych rozwiązań.
Przygotuj checklistę dla koordynatorów i zespołu z zadaniami dotyczącymi prowadzenia i rozliczenia projektu.

PDF Kalendarz podatków i terminów materiał do pobrania →

2

Prowadź działania bieżące (w ciągu miesiąca)

Regularnie rejestruj wszystkie przychody i wydatki — nie odkładaj tego na później.
Wprowadzaj dane do arkuszy rozliczeniowych projektów na bieżąco, by uniknąć spiętrzenia pracy.
Rejestruj i wyrejestrowuj umowy zlecenia/dzieło w ZUS.
Płatności z konta realizuj z ustaloną regularnością — np. raz w tygodniu, zamiast ad hoc.

XLSX Budżet z monitoringiem projektów materiał do pobrania →

3

Skrupulatnie zamykaj miesiąc

Podstawowym okresem pracy w finansach powinien być miesiąc. W tym czasie podsumowuj wydatki, porządkuj dokumenty i upewnij się, że trafią one do księgowości.

Przekazuj komplet dokumentów do księgowości w ustalonym terminie — tylko wtedy księgowa obsłuży Cię na czas.
Sprawdzaj stan konta — monitoruj, czy płatności są zgodne z planem i czy do wszystkich masz dokumenty.
Wyjaśniaj na bieżąco niejasności, a przy nietypowych sytuacjach rób notatki i dołączaj je do dokumentów.
Rozliczaj zaliczki, zwroty i delegacje.
Stosuj zasadę drugiego oka — jedna osoba wykonuje zadanie, druga je sprawdza.

4

Prowadź kwartalny monitoring

Aby zwinnie zarządzać finansami i elastycznie reagować na zmieniającą się sytuację, wprowadź regularne, kwartalne czynności monitoringowe.

Porównuj stan konta z danymi z monitoringu budżetu i projektów.
Sprawdzaj realizację wkładów własnych — ile już wniesiono, a ile można jeszcze zadeklarować.
Monitoruj przychody z działalności odpłatnej i gospodarczej oraz limity (200 tys. zł VAT, 20 tys. zł na kasę fiskalną).
Porównuj dane z kont księgowych z danymi projektowymi (przy pełnej księgowości).
Monitoruj płynność — kiedy przypadają większe wydatki, a kiedy przychody są mniejsze i które projekty są refundowane po realizacji.
Analizuj budżet — aktualizuj prognozy, sprawdzaj koszty pośrednie i stałe, zastanów się, które wydatki możesz ograniczyć.

XLSX Cash flow — przepływy pieniężne materiał do pobrania → Artykuł o kasie fiskalnej ↗

5

Wybieraj właściwe narzędzia

Masz wrażenie, że wszystkie te działania przytłoczą Twój zespół? Nie muszą. Kluczem jest wybór — i konsekwentne wdrożenie — odpowiednich narzędzi. Nie musi być ich wiele, ale powinny być dobrze dopasowane. Na co zwrócić uwagę przy ich wyborze?

Współpraca — narzędzia wspierające pracę zespołową (współdzielone pliki, arkusze online, systemy zadań).
Wersjonowanie — ustal, gdzie są wersje ostateczne i kto ma prawo je edytować.
Prostota i funkcjonalność — lepiej kilka dobrze dopasowanych funkcji niż nadmiar opcji.
Dostosowanie do umiejętności zespołu — wybieraj narzędzia intuicyjne i połóż nacisk na ich wdrożenie.
Licencje i bezpieczeństwo — korzystaj z legalnych rozwiązań, rejestruj konta na organizację, dbaj o ochronę danych.

Rozwijaj kompetencje cyfrowe ↗ Sprawdź narzędzia 2do2 ↗