Wraz z rozwojem organizacji rośnie potrzeba myślenia długofalowego i całościowego. Dobrze zaplanowana strategia oraz jasne kierunki pomagają zespołowi działać spójnie i z większym spokojem — to fundament stabilności finansowej i lepszej komunikacji z otoczeniem.
W rozwijającej się organizacji warto przygotować ogólną strategię działania na 1–2 lata do przodu. Na jej podstawie opracuj szczegółowy plan roczny, w którym określisz priorytety, zmapujesz zasoby i wyznaczysz cele — krótko- i długoterminowe.
Zaplanuj okresowe (np. coroczne) spotkania podsumowujące. Do tworzenia strategii zaproś szerokie grono: zespół, członków organizacji, wolontariuszy, odbiorców działań, komisję rewizyjną. Im szersza perspektywa, tym lepiej.
Na podstawie strategii przygotuj harmonogram działań. W większych NGO — dla przejrzystości — podziel działania według obszarów lub programów, zanim rozpiszesz je szczegółowo. Po stworzeniu planu przydziel odpowiedzialności, doprecyzuj terminy i wyznacz osoby odpowiedzialne za monitorowanie harmonogramu w trakcie roku.
Aby zapewnić organizacji stabilność, opracuj plan dywersyfikacji źródeł przychodów — nie opieraj się wyłącznie na jednym. Zrób wewnętrzny przegląd i zadaj sobie pytania:
Zbudowanie nowego źródła finansowania zajmuje czas, energię i zasoby. Dlatego otwieraj nowe finansowania po kolei, stwórz biznesplan i daj sobie czas na naukę oraz wyciąganie wniosków.
W oparciu o strategię i plan działania stwórz roczny budżet organizacji. Uwzględnij wszystkie przewidywane koszty — także administracyjne — i zastanówcie się nad nieoczywistymi sytuacjami, które mogą się wydarzyć. Planowane koszty porównaj z możliwymi źródłami przychodów i zadbaj o narzędzia do bieżącego monitorowania realizacji budżetu.
W organizacjach panuje przekonanie, że na koniec roku trzeba „wyjść na 0”. Zamień je na strategiczne planowanie rezerw — to bufor bezpieczeństwa na wypadek kryzysu.
Regularnie analizuj ryzyka finansowe — szczególnie w kontekście poszczególnych źródeł przychodów. Szacujcie prawdopodobieństwo uzyskania dofinansowania, oceniajcie poziom akceptowalnego ryzyka i twórzcie alternatywne scenariusze. Omawiajcie zagrożenia i sposoby reagowania w zespole odpowiedzialnym za finanse.
Pamiętaj: niemierzone — nie istnieje. Przy planowaniu działań i celów określ, jak będziesz mierzyć efekty: kto będzie za to odpowiedzialny i jak często sprawdzacie postępy. Zadbaj o śródokresową ewaluację i aktualizuj plany na podstawie danych, a nie intuicji.