Zespół — pracownicy, współpracownicy, księgowość — Rosnące organizacje

1

Dbaj o jasny podział zadań w zespole

Wraz z rozwojem organizacji coraz większym wyzwaniem staje się klarowny podział zadań oraz aktualna wiedza o tym, kto za co odpowiada. Rekomendujemy:

Tworzenie opisów stanowisk i zakresów obowiązków — dla pracowników i współpracowników.
Spisywanie zakresów zadań wolontariuszy — najlepiej jako część umowy wolontariackiej, opartej na wspólnych ustaleniach.
Regularne rozmowy o obowiązkach i obciążeniu pracą. Zakresy zadań powinny być „żywym” dokumentem, otwartym na zmiany.

PDF Wzór opisu stanowiska pracy materiał do pobrania → PDF Obszary decyzyjności w organizacji materiał do pobrania →

2

Organizuj regularne spotkania zespołu

Spotkania zespołu finansowego (lub osób odpowiedzialnych za finanse) są nieocenione — pomagają w bieżącym monitoringu, eliminują niejasności i pozwalają szybko reagować. Rekomendujemy spotkania co 2 tygodnie oraz dodatkowe, robocze spotkania w mniejszych grupach. Rytm dostosuj do trybu pracy organizacji.

Cechy dobrego spotkania:

Jasno określony cel lub cele.
Agenda przygotowana wcześniej lub wspólnie na początku.
Osoba prowadząca i notująca.
Notatka po spotkaniu z ustaleniami, zadaniami i terminami, dostępna dla uczestników.

3

Zadbaj o sprawną komunikację

Skuteczna komunikacja to podstawa sprawnie działającego zespołu. Oprócz spisanych zasad i zakresów zadań zadbaj o:

Jasne ustalenia dotyczące sposobów komunikacji (e-mail, grupy, komunikatory).
Bieżące przekazywanie informacji przez zarząd — zwłaszcza o zmianach.
Otwarte rozmowy o błędach i nieporozumieniach — wyjaśniajcie je od razu, jako okazję do nauki, nie porażkę.

4

Zapewniaj szkolenia i rozwój

Wiele osób rozpoczynających pracę w NGO nie zna jeszcze specyfiki sektora — szczególnie na stanowiskach związanych z finansami i rozliczeniami. Aby działać kompetentnie i zgodnie z przepisami, zadbaj o rozwój kompetencji własnych i zespołu.

Korzystajcie z bezpłatnych i płatnych szkoleń, ale przed zapisem upewnijcie się, że odpowiadają na realne potrzeby i są prowadzone przez doświadczonych trenerów.

PDF Podręcznik zarządzania w NGO materiał do pobrania → Drogowskazy Kultury ↗

5

Zdefiniuj procedury onboardingowe (wdrażania w organizację)

Wdrażanie nowych osób powinno być dobrze zaplanowane. Zastanów się:

Kto będzie opiekunem osoby wchodzącej do zespołu?
Jakie dostępy trzeba przyznać (tu pomoże checklista)?
Z jakimi zasadami funkcjonowania osoba powinna się zapoznać i gdzie znajdzie dokumenty?
Jakie dokumenty należy podpisać (upoważnienia do przetwarzania danych, oświadczenia RODO, protokoły przekazania sprzętu)?

Dobrze zaplanowany onboarding to nie tylko lepszy start nowej osoby, ale też większe bezpieczeństwo organizacji — zwłaszcza w kwestii dostępu do danych i zasobów.

6

Zdefiniuj procedury offboardingowe (domknięcia współpracy)

Równie ważne jak wdrożenie jest właściwe zakończenie współpracy — także tej przebiegającej w dobrej atmosferze. Przygotuj procedurę krok po kroku, która uwzględni m.in.:

Przekazanie danych (papierowych i elektronicznych).
Zamknięcie lub przeniesienie kont i dostępów.
Zwrócenie sprzętu i innych zasobów organizacji.

Jeśli wiesz z wyprzedzeniem o zakończeniu współpracy, zaplanuj offboarding z co najmniej miesięcznym, a najlepiej dwumiesięcznym wyprzedzeniem. Pomocna będzie prosta checklista.